○安平町文書管理規程
平成18年3月27日
安平町訓令第5号
目次
第1章 総則(第1条―第7条)
第2章 受領、配布及び収受(第8条―第12条)
第3章 起案及び回議(第13条―第20条)
第4章 文書の施行(第21条―第25条)
第5章 文書の発送(第26条)
第6章 完結文書の分類及び保存期間(第27条―第33条)
第7章 完結文書の整理(第34条・第35条)
第8章 完結文書の保管及び保存(第36条―第40条)
第9章 完結文書の廃棄(第41条)
第10章 雑則(第42条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、町における文書の適正な管理、文書に係る事務能率の向上及び情報公開制度の円滑な運用に資するため、別に定めのあるもののほか、文書の取扱いに関して必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム、テープ及び電磁的記録(電子的方法、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作成された記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2) 電子文書 電磁的記録のうち書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含めて、電磁的記録媒体等に記録されているものであって、職務上作成し、又は取得された文書をいう。
(3) 紙文書 文書のうち文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態におかれているものであって、職務上作成し、又は取得された文書をいう。
(4) 文書管理システム 電子計算機を利用して、文書の収受、起案、決定、保存、廃棄等文書の管理に係る一連の事務処理を行うためのシステムをいう。
(5) 課 安平町組織条例(平成18年安平町条例第10号)第1条に規定する課をいう。
(6) 文書主管課 文書管理を所掌する総務課をいう。
(7) 回議 起案文書の決裁を受けるため、当該文書を所管する課(以下「所管課」という。)の職員等(以下「承認者」という。)を経て決裁権者に回付する行為をいう。
(8) 合議 起案文書の内容について協議し、調整し、又は周知するため、関係する課及びグループ(グループに相当するものを含む。以下同じ。)に回付する行為をいう。
(9) 起案文書 町の意思を決定し、又は上司に報告し、若しくは供覧するための原案として作成された文書をいう。
(文書事務処理の原則)
第3条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにして、検索しやすいように整理しておかなければならない。
2 前項の目的を達成するため、文書に関する事務処理は、別に定めのあるものを除き、文書管理システムにより行うものとする。
3 文書は、即日処理に着手し、事案が遅滞なく完了するよう努めなければならない。
4 期限付完了の必要のあるもので、期限までに完了の見込みが困難な事情にあるときは、あらかじめ完了期日を定めて上司の承認を受けなければならない。
(文書事務の総括)
第4条 文書主管課長は、町における文書事務を総括する。
2 文書主管課長は、文書事務を総括する部署として、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書管理全般における各課への指導及び研修
(2) 保存書庫の管理
(3) 文書分類表の管理
(4) 各種簿冊目録等の管理
(5) 文書管理システムの管理
(文書の区分及び種類)
第5条 文書の区分及び種類は、次のとおりとする。
区分 | 種類 | 内容 |
法規文書 | 条例 | 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの |
規則 | 地方自治法第15条の規定により制定するもの | |
令達文書 | 訓令 | 町長が所属の機関に対し、内部的事務の執行上必要な基本的事項を指揮命令するもの |
達 | 特定の団体又は個人に対し、許可、認可等を取り消し、又は一方的に作為若しくは不作為を命令するもの | |
指令 | 申請、出願等に対し、許可、認可等を行うため発するもの | |
公示文書 | 告示 | 管内の全部又は一部に公示を要するもの |
一般文書 | 上記以外のもの |
(文書取扱責任者)
第6条 課に文書取扱責任者を置く。
2 文書取扱責任者は、課長をもって充てる。
3 文書取扱責任者は、当該課の文書事務を総括し、所属職員を指揮監督して、常に文書の適正かつ円滑な処理に努めなければならない。
(文書取扱主任及び文書取扱補助者の職務)
第7条 文書取扱責任者を補佐するために、課に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、安平町組織規則(平成18年安平町規則第3号)第5条に規定するグループリーダーをもって充てる。
3 文書取扱主任を補佐するために、文書取扱補助者を置くことができる。
4 文書取扱主任及び文書取扱補助者は、次に掲げる文書事務に従事する。
(1) 所管事務に係る文書管理の指導及び改善
(2) 文書管理に関する文書主管課との連絡調整等
(3) 文書分類表、簿冊名等の見直しの検討
第2章 受領、配布及び収受
(本庁に到達した紙文書の受領等)
第8条 本庁(総合庁舎をいう。)に到達した紙文書(課に直接到達した文書を除く。)は、文書主管課において受領する。
2 文書主管課に到達した紙文書については、当該紙文書の余白に受付印(様式第1号)を押印し、所管課に配布しなければならない。ただし、次に掲げる紙文書については、受付印の押印を省略することができる。
(1) あて名が所管課名で、到達した日に当該所管課に配布する紙文書
(2) パンフレット、ダイレクトメール、各種案内その他業務に直接関係しない軽易な紙文書
(3) 前2号に掲げるもののほか、文書主管課長が保存を必要としない軽易なものであって受付印の押印を要しないと認める紙文書
4 特別文書のうち、あて先が「安平町役場」又は「安平町長」となっているものは、開封して配布先を確認してから前項の手続をとるものとする。
5 文書主管課に到達した紙文書のうち、その受領日時が権利の得喪又は変更に関係ある紙文書と認められるものは、受付印の下に収受時間を明記しなければならない。
6 料金の未納又は不足の紙文書については、官公署又は学校から発送されたものその他文書主管課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、受け取ることができる。
(紙文書の配布)
第9条 課その他の町の機関への紙文書の配布は、文書主管課長が別に定めるところにより行うものとする。
2 2課以上に関連のある紙文書は、最も関係の深い課に配布する。ただし、その所管について各課の意見を異にするときは、文書主管課長が調整により所管課を決定する。
3 配布を受けた紙文書でその所管に属さないものについては、速やかに文書主管課に返送するものとする。
4 官報は、文書主管課において管理及び保存する。
(課に到達した紙文書の収受)
第10条 課に到達した紙文書(前条の規定により文書主管課より配布を受けた紙文書を含む。)は、文書取扱責任者が受領し、当該紙文書を点検のうえ、文書取扱主任に回付するものとする。
4 前項の規定により取得した収受番号は、当該紙文書の受付印の所定欄に転記するものとする。
5 文書取扱主任は、収受した紙文書を関係職員に回覧した後、事務を担当する職員に回付するものとする。
(電子メールの受領)
第11条 各組織用電子メールアカウント又は職員用電子メールアカウントあてに到達した電子メールは、当該アカウントの受信設定がなされている職員が受信するものとする。この場合において、受信した電子メールが他の所管に係るものである場合は、当該電子メールを速やかに該当する課の組織用又は職員用の電子メールアカウントに転送するものとする。
2 職員は、前項の規定により受信した電子メール及び添付文書等が組織として取り扱うべき文書である場合には、当該文書が次のいずれに該当するかを判断のうえ、それぞれ受領するものとする。
(1) 紙文書として受領する文書 次に該当する文書
ア 当該文書が永年保存に該当する文書
イ その他電子文書として受領することが適当でないと認めた文書
(2) 電子文書として受領する文書 前号以外の文書
(電子文書の収受)
第11条の2 前条の規定により、電子文書を受領した職員は、当該電子文書に係る件名等必要事項を文書管理システムに記録し、収受番号を取得するものとする。
2 電子文書を収受した職員は、収受した電子文書を文書管理システムを利用してグループ内の職員へ回覧するものとする。
(重要又は異例な文書の処理)
第12条 文書取扱主任は、収受した文書が重要又は異例に属するものであると認めたときは、あらかじめ文書取扱責任者の指揮を受けて処理しなければならない。
第3章 起案及び回議
(1) 起案文書の全部を電磁的記録とすることができる場合 電子決裁(電子的な方法により回議し、承認及び決裁を得ることをいう。以下同じ。)
(2) 次に掲げる事由に該当する場合 紙決裁(文書管理システムに必要な項目を登録して出力した帳票により回議し、承認及び決裁を得ることをいう。以下同じ。)
ア 起案文書の一部(過去の収受文書又は施行文書を添付する場合を含む。)について電磁的記録とすることが困難又は適当でない場合
イ 起案文書の保存年限が永年に該当する場合
ウ 支出負担行為に該当する起案文書であって、別に様式が定められている場合
エ 内容の説明を要する場合、至急に回付する必要がある場合又は重大な秘密を含む起案文書である場合
オ その他重要異例な起案文書で、電子決裁とすることが適当でない場合
2 電子決裁にあっては、起案文書の全部を文書管理システムに登録し、紙決裁起案にあっては文書管理システムから起案用紙(様式第3号)を出力するものとする。
(文書管理システムを用いないで起案できる場合及びその方法)
第13条の2 前条の規定にかかわらず、次のいずれかに該当する場合は、文書管理システムを用いないで起案することができる。
(1) 定型的又は軽易な事項であって、収受した紙文書の余白を利用して起案することが合理的である場合
(2) 特定の業務について反復して大量に処理する必要があるため、業務処理システム(特定の業務を電子計算組織によって処理するシステムをいう。)により出力した帳票又は業務日誌等あらかじめ定める様式により起案する場合であって、事務処理上文書管理システムを用いて起案することが困難であると認められる場合
(3) 申請書、届出書その他これに類する書類を受理し、即時に許可書、証明書その他これに類する書類を交付する必要がある場合
(4) 財務会計システム(財務会計に関する事務を電子計算組織によって処理するシステムをいう。)による帳票を用いて起案(前条第2号ウに規定する支出負担行為に係る起案を除く。)する場合
2 前項に該当するものとして起案した場合であっても、文書管理上必要があると認めたときは、決裁後、文書管理システムに必要項目を登録することを妨げない。
(起案文書の作成)
第14条 起案文書の作成は、次に定めるところにより行わなければならない。
(1) 文章は、一読して理解できるよう平易かつ簡明なものとしなければならない。
(2) 書式及び用例並びに用字、用語、文体等の表記については、安平町公用文作成規程(平成18年安平町訓令第6号)その他町長が別に定める基準に従わなければならない。
(3) 起案が収受文書、過去に施行した文書等に基づく場合は、その事案の経過を明確にするため、当該文書等を年月日の古いものから順に添付しなければならない。
(4) 事案が重要又は異例に属する場合は、根拠法令、事実の調査、前例その他参考となる事項を記載し、又は関連資料を添付し、起案の根拠、理由等を明らかにしなければならない。
(回議及び合議)
第15条 作成した起案文書は、速やかに回議をしなければならない。
(1) 第13条第1項第1号に規定する電子決裁による起案文書 文書管理システムを利用して決裁の意思を登録する方法
(2) 第13条第1項第2号に規定する紙決裁による起案文書 文書管理システムにより出力された起案用紙の所定の欄に私印を押印する方法
3 他の課又はグループの所掌事務に関係のある起案文書については、必要に応じ、合議をするものとする。この場合において、合議は、必要かつ最小限の範囲にとどめるものとし、起案者は、あらかじめ合議行うべきを受ける者を指定する等効率的な事務処理に努めなければならない。
4 合議は、決裁権者の決裁前に行うものとする。ただし、事務処理上効率的と認められる場合(次条の規定により総務課長に合議するものを除く。)は、決裁権者の決裁後において行うことができる。
(総務課長への合議)
第16条 次に掲げる事項は、総務課長に合議しなければならない。
(1) 条例、規則、訓令、訓、告示、指令及び達に関する事項
(2) 地方制度その他法令の解釈に関する事項
(3) 審査請求その他の不服申立て、訴えの提起、和解、あっせん、調停及び仲裁に関する事項
(4) 議会に提案すべき事項(第1号に規定する条例に関する事項を除く。)
(5) 委員等の委嘱又は任命に関する事項
(6) 叙位、叙勲及び褒章に関する事項
(7) 町長又は副町長が出席する諸会合の開催又は行事に関する事項
(8) 寄附又は贈与の受納に関する事項
(9) 交際費の支出負担行為に関する事項
(10) その他特に重要な事項
(代決)
第17条 回議において、決裁権者が出張、休暇その他の事由により不在のとき又は事故のため安平町事務決裁規程(平成18年安平町訓令第1号)に規定する当該決裁権者の職務を代行することができる者が代決するときは、次に定めるところにより、その旨を明らかにしなければならない。
(1) 電子決裁による起案文書 代決者としての操作を行うこと。
(2) 紙決裁又は第13条の2の規定による文書管理システムを用いないで行った起案文書 押印欄に「代」と記載すること。
2 前項第2号の規定に該当する起案文書を代決するときは、代決の際欄外に「後閲」と記入し、後日直ちに当該決裁権者に閲覧及び報告をしなければならない。
(持ち回りによる回議等)
第18条 起案文書のうち、内容の説明を要するもの、至急に回付する必要のあるもの又は重大な秘密を含むものの回議又は合議は、起案者又は内容を説明することができるその者の上席職員が持ち回りしてこれを行わなければならない。
(文書の審査)
第19条 文書取扱責任者は、回議に当たっては、起案文書の目的、内容等のほか、起案文書がこの規程に定めるところにより作成されているか、及び文体、用語、用字等が適正であるかを十分に審査しなければならない。
(回議後の処理)
第20条 回議を終了した起案文書は、決裁権者又は起案者において、速やかに決裁年月日を記録するものとする。この場合において、紙決裁による起案文書にあっては、当該起案用紙の所定の欄に決裁年月日を記入するものとする。
第4章 文書の施行
(一般文書の文書記号及び文書番号)
第21条 一般文書のうち施行する文書には、文書記号文書管理システムに登録した際に付番された番号を文書番号として付けなければならない。ただし、軽易な文書等その必要がないと認める文書については、この限りでない。
3 第1項の文書番号は、施行する順序に従い、所管課単位に年度ごとで付けるものとする。
(法規文書等の記号及び番号)
第22条 法規文書、令達文書(達及び指令を除く。)及び公示文書には、その種類ごとに記号及び番号を付け、文書主管課において令達発布簿(様式第4号)に登記しなければならない。
2 前項の記号は、「安平町」の文字の次に当該文書の種類名を付けるものとする。
3 第1項の番号は、文書の種類ごとに、公布、制定等の順序に従い、暦年による一連番号により付けるものとする。
4 達及び指令は、前項の規定に準じ所管課で取り扱うものとする。
5 達及び指令にかかわる令達番号の記号は、一般文書の規定を準用し、最後に「達」又は「指令」の文字を付けるものとする。
(文書の施行者名)
第23条 法規文書、令達文書及び公示文書は、町長名をもって施行するものとする。
(1) 町長から権限の委任を受けているもの 受任者名
(2) 町民一般に広報周知するもの 町名又は課等名
(3) 軽易な文書、照会文書、往復文書その他これらに類するもの 副町長名又は会計管理者名、課長名若しくは町名を用いることができる。
3 一般文書には、必要に応じ担当課グループ名、電話番号及び担当者名を記載するものとする。
(公印の押印等)
第24条 施行文書には、安平町公印規則(平成18年安平町規則第10号)に定める公印を押さなければならない。ただし、次に掲げる施行文書については、公印の押印を省略することができる。
(1) 前条第2項ただし書の規定により町長名以外の名で施行される文書
(2) 町の機関相互間における文書のうち軽易なもの
(3) 案内状、送付書その他これらに類する文書のうち軽易なもの
(4) 往復文、書簡文又はあいさつ文による文書
(5) ファクシミリ、電子メールその他の通信機器(次条第1項に規定するものを除く。)を使用して発信する文書
(6) 前各号に掲げるもののほか、文書取扱責任者が公印の押印を要しないと認める軽易な文書
(電子メール等による文書の施行)
第24条の2 施行文書のうち軽易な照会、回答、依頼、報告等に係るもので、次に掲げる要件のいずれにも該当するものは、ファクシミリ又は電子メールを利用して施行することができる。
(1) 秘密の取扱いを要しないものであること。
(2) 公印の押印を省略することができるものであること。
(3) 相手方がファクシミリ又は電子メールによる文書の施行を許容し、又は許容し得るものであること。
(電子署名)
第25条 第24条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークによって文書の施行をするときは、公印の使用に代えて、電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名を付し、又はこれに類する措置を講じなければならない。ただし、軽易な文書は、この限りでない。
2 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、町長が別に定める。
第5章 文書の発送
(文書の発送)
第26条 発送する文書は、所管課においてこん包し、午後3時までに文書主管課に提出しなければならない。
2 文書の発送に関し必要な事項は、町長が別に定める。
第6章 完結文書の分類及び保存期間
(完結文書の分類)
第27条 完結した文書(以下「完結文書」という。)は、別に定める文書分類表に基づき整理し、必要に応じ、直ちに取り出せるように保管又は保存し、担当者以外の者であっても当該文書の所在処理状況等を知り得る状態にしておかなければならない。
2 前項の文書分類表は、文書管理システムを利用して文書主管課が作成及び維持管理するものとする。
3 文書取扱主任は、新たな事業等が生じ、文書分類の小分類及び簿冊を追加、変更又は削除する必要が生じた場合には、前項の規定にかかわらず、文書管理システムを利用して登録を行うことができる。
(文書の保存年限)
第28条 完結文書の保存年限は、特に定めのあるものを除き次の5種とし、保存年限を区分するため、次のように保存年限別の色を設定する。
(1) 第1種 永久保存 赤
(2) 第2種 10年保存 青
(3) 第3種 5年保存 黄
(4) 第4種 3年保存 緑
(5) 第5種 1年保存 白
2 完結文書の保存年限は、当該完結文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。ただし、暦年による文書は、当該文書が完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算する。
(第1種の文書)
第29条 第1種に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 町行政の長期的ビジョン、基幹計画等の基本方針の決定に関する文書
(2) 事務事業の計画の樹立に関する文書で特に重要なもの
(3) 条例及び規則の制定改廃に関する文書
(4) 令達文書及び公示文書で特に重要なもの
(5) 職員の任免及び懲戒に関する文書
(6) 遺族扶助料及び退職給与金に関する文書
(7) 褒賞及び儀式に関する文書で特に重要なもの
(8) 行政訴訟、民事訴訟、行政不服審査法等に関する文書
(9) 官公庁からの令達、指示、通達等で特に重要なもの
(10) 町議会会議録、議決書及び委員会記録
(11) 町有財産に関する文書で重要なもの
(12) 町債に関する文書
(13) 町が関係する団体等の設立及びこれらに関する文書
(14) 契約に関する文書で特に重要なもの
(15) 協定等に関する文書で特に重要なもの
(16) 寄附又は贈与の受納に関する文書で特に重要なもの
(17) 各種統計文書で特に重要なもの
(18) 事務引継ぎに関する文書で重要なもの
(19) 町の行政区画変更及び字名改編に関する文書
(20) 町の施設及び機関の設置改廃に関する文書
(21) 史跡、名勝、天然記念物、国宝等の指定及び認定に関する文書
(22) 地理及び地籍に関する文書
(23) 都市計画に関する文書
(24) 土地収用に関する文書
(25) 建築許可に関する文書
(26) 町の沿革に関する文書
(27) 予算書及び決算書
(28) 身分に関する文書
(29) その他永久保存を必要と認める文書(行政刊行物を含む。)
(第2種の文書)
第30条 第2種に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 事務事業の計画の樹立に関する文書で重要なもの
(2) 租税その他の歳入の調定及び収入簿
(3) 現金の出納及び保管に関する書簿
(4) 金銭及び備品出納に関するもので特に後日の証明上重要と認める文書
(5) 令達文書及び公示文書で重要なもの
(6) 褒賞及び儀式に関する文書で重要なもの
(7) 官公庁からの令達、指示、通達等で重要なもの
(8) 貸付金等に関する文書で重要なもの
(9) 契約に関する文書で重要なもの
(10) 協定等に関する文書で重要なもの
(11) 寄附又は贈与の受納に関する文書で重要なもの
(12) 各種統計文書で重要なもの
(13) 許可、認可、免許その他の行政処分に関する文書で重要なもの
(14) 請願、陳情、要望等に関する文書で重要なもの
(15) 補助金申請及び補助金交付に関する文書で重要なもの
(16) 損害賠償及び損失補償に関する文書
(17) 工事の施行決定に関する文書で重要なもの
(18) その他10年間保存を必要とする文書
(第3種の文書)
第31条 第3種に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 事務事業の計画の樹立に関する文書
(2) 租税その他各種公課に関する文書
(3) 決算の認定を終わった金銭物品に関する文書
(4) 収支命令文書
(5) 令達文書及び公示文書
(6) 褒賞及び儀式に関する文書で軽易なもの
(7) 官公庁からの令達、指示、通達等
(8) 貸付金等に関する文書
(9) 契約に関する文書
(10) 協定等に関する文書
(11) 寄附又は贈与の受納に関する文書
(12) 各種統計文書
(13) 許可、認可、免許その他の行政処分に関する文書
(14) 請願、陳情、要望等に関する文書
(15) 補助金申請及び補助金交付に関する文書
(16) 工事の施工決定に関する文書
(17) 各種団体に関する調査文書
(18) 職員の給与に関する文書
(19) その他5年間保存を必要とする文書
(第4種の文書)
第32条 第4種に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 事務事業の計画の樹立に関する文書で軽易なもの
(2) 建築確認に関する文書
(3) 令達文書及び公示文書で軽易なもの
(4) 契約に関する文書で軽易なもの
(5) 寄附又は贈与の受納に関する文書で軽易なもの
(6) 許可、認可、免許その他の行政処分に関する文書で軽易なもの
(7) 請願、陳情、要望等に関する文書で軽易なもの
(8) 通知、依頼、報告、照会、回答等に関する文書
(9) その他3年間保存を必要とする文書
(第5種の文書)
第33条 第5種に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 通知、依頼、報告、照会、回答等に関する文書で軽易なもの
(2) 事務遂行上の補助的文書
(3) その他第1種から第4種に属しない文書
第7章 完結文書の整理
(文書の整理)
第34条 完結文書の整理は、文書主管課が指定する簿冊により行う。
2 簿冊は、次に定める区分により、文書取扱主任のもと所管課において作成するものとする。
(1) 電子文書簿冊 文書管理システムに登録して電子的に保管又は保存するための電子的簿冊
(2) 紙文書簿冊 紙文書を保管又は保存するために製本される通常の簿冊
3 紙文書簿冊には、文書管理システムから出力される次に掲げる事項を記入したタイトル(様式第5号)を背表紙にちょう布する。
(1) 作成年度
(2) 文書分類番号
(3) 小分類名
(4) 簿冊名
(5) ファイル番号
(6) 保存年限
(7) 廃棄年度
(8) 所属名
4 完結文書は、施行月日の順に整理し、最終文書が最上位となるよう記録又は編さんする。
第35条 削除
第8章 完結文書の保管及び保存
(完結文書の保管)
第36条 完結文書の保管は、文書取扱主任のもと所管課において行う。
2 完結文書の保管期間は、原則として保存年限起算日より1年間とする。
3 文書取扱主任は、保管文書と文書管理システムに入力されている文書一覧を定期的に照合する等適正な保管に努めるものとする。
(常用文書)
第37条 通常業務において、年度が更新されても使用頻度の高い文書等として、次に掲げる2つの文書を常用文書として指定することができる。
(1) 未完結文書
(2) 台帳、名簿等の使用頻度が高い簿冊
(文書の置換)
第38条 完結文書の置換えは、保管期間の経過した完結文書のうち保存年限が満了していない完結文書を対象に、毎年5月の文書主管課が指定する文書整理期間内に、文書取扱主任のもと所管課において行う。
(文書の保存)
第39条 完結文書の保存は、文書取扱主任が所管課において行う。
2 完結文書は、それぞれの完結文書の保存年限に従って、保存期間が満了するまでの期間保存する。
(保存文書の利用)
第40条 保存した完結文書を利用する場合は、その利用職員は、電子文書及び紙文書の取扱いに十分留意するとともに、紙文書簿冊にあっては、利用後直ちに保存書庫へ返還しなければならない。
第9章 完結文書の廃棄
(完結文書の廃棄)
第41条 保存期間が満了した文書は、文書主管課から配布を受けた廃棄文書一覧表により所管課で対照した後、文書管理システムによる廃棄文書登録を経て、速やかに廃棄するものとする。
2 紙文書簿冊に係る廃棄は、毎年5月の文書主管課が指定する文書整理期間内に、文書取扱主任のもと所管課において行う。
3 紙文書簿冊に係る廃棄は、当該簿冊の焼却処分又は用紙のリサイクル処理により行うものとする。この場合において、廃棄する文書に他で使用されるおそれのあるもの又は個人のプライバシーに係る記録があるものがある場合には、焼却、切断等必要な措置を講じなければならない。
4 前3項の規定にかかわらず、保存期間を超えて保存する必要があると認めた文書がある場合には、所管課は、文書主管課と協議により期間を定めて保存期間を延長することができる。
第10章 雑則
(その他)
第42条 この規程に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成18年3月27日から施行する。
附則(平成19年3月29日安平町訓令第4号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月28日安平町訓令第2号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成21年6月30日安平町訓令第5号)
この訓令は、平成21年7月1日から施行する。
附則(平成21年12月28日安平町訓令第9号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成22年1月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現にこの訓令による改正前の訓令の規定に基づいて作成されている用紙がある場合においては、この訓令による改正後の訓令の規定にかかわらず、当分の間、必要な調整をして使用することを妨げない。
附則(平成22年3月26日安平町訓令第1号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成22年12月28日安平町訓令第5号)
この訓令は、平成23年1月1日から施行する。
附則(平成24年3月30日安平町訓令第1号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成25年3月29日安平町訓令第4号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
(安平町事務決裁規程の一部改正)
2 安平町事務決裁規程(平成18年安平町訓令第1号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
附則(平成30年3月30日安平町訓令第1号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和3年3月15日安平町訓令第1号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和3年9月17日安平町訓令第7号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和4年3月31日安平町訓令第1号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現にこの訓令による改正前の訓令の規定に基づいて作成されている用紙がある場合においては、この訓令による改正後の訓令の規定にかかわらず、当分の間、必要な調整をして使用することを妨げない。
別表(第21条関係)
課 | 頭字 |
総務課 | 総務 |
政策推進課 | 政推 |
税務住民課 | 税住 |
産業振興課 | 産振 |
建設課 | 建設 |
健康福祉課 | 健福 |
水道課 | 水 |
会計課 | 会計 |
住民サービス課 | 住サ |
商工観光課 | 商観 |
