○安平町情報公開事務取扱要綱
平成18年3月27日
安平町訓令第9号
第1 趣旨
安平町情報公開条例(平成18年安平町条例第12号。以下「条例」という。)及び安平町情報公開条例施行規則(平成18年安平町規則第12号。以下「規則」という。)の規定に基づく公文書の公開に係る事務処理については、別に定めるものを除き、この要綱の定めるところによる。
第2 情報公開の総合窓口の設置等
情報公開制度の統一的かつ円滑な運営と利用者の利便を図るために窓口(以下「総合窓口」という。)を総務課に設置する。
第3 情報公開の事務分担
1 総合窓口で行う事務
総合窓口で行う事務は、次のとおりとする。
(1) 情報公開事務に係る案内及び相談に関すること。
(2) 公文書の目録の作成に関すること。
(3) 公文書公開請求書(規則様式第1号。以下「請求書」という。)の受理に関すること。
(4) 公開請求に対する処分についての審査請求書の受付及び受理(町長に対する審査請求についてのみとし、町長以外の実施機関に対するものは、受付に限るものとする。)に関すること。
(5) 安平町情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の運営に関すること。
(6) 情報公開についての連絡及び調整に関すること並びにその他の制度運営に関し必要な事項
(7) 公文書の閲覧、写しの交付の実施、交付費用の徴収等に関すること。
(8) 情報公開制度の実施状況の公表に関すること。
2 事務担当課等で行う事務
公文書を保有する課(課に相当する組織を含む。以下「事務担当課等」と総称する。)においては、次の事務を行うものとする。
(1) 情報公開についての相談に関すること。
(2) 公開請求があった公文書の検索及び特定に関すること。
(3) 公文書の存在等の情報提供に関すること。
(4) 公開請求があった公文書の公開又は非公開の決定に関すること。
(6) 次に掲げるもの(条例第12条第5項に規定するもの)の意見聴取に関する書類の作成及び処理に関すること。
ア 公文書公開請求に関する意見照会書(規則様式第7号)に関すること。
イ 公文書公開請求に関する意見書(規則様式第8号)に関すること。
ウ 公文書公開請求に係る決定通知書(規則様式第9号)に関すること。
(7) 審査請求に対する公開又は非公開の検討に関すること。
(8) 審査会の開催依頼及び資料作成に関すること。
(9) その他情報公開制度の運営に関し必要なこと。
第4 公文書の公開事務
情報公開の請求及び決定に係る事務の流れについては、次に掲げるとおりとする。
1 案内及び相談
公開請求の内容が情報公開を求めているのか、又は単なる情報提供(この場合は、請求書の提出を求めない。)を求めているのかを判断し、適切に対応すること。
2 条例第24条関係の確認
請求のあった公文書が条例第24条「他の法令等の調整」に該当する公文書であるか否かを確認し、他の制度等で対応できる場合は、本条例を適用しないで、その旨を説明するとともに、担当課等へ案内するなど適切に対応するものとする。
3 公文書が不存在である場合
公開請求のあった公文書が不存在であることが明らかな場合は、請求者にその旨を説明すること。ただし、請求書を受理した後に不存在が判明した場合は、請求者に請求の取下げを依頼することとし、請求を取り下げないときは、請求者に対し公文書不存在通知書(規則様式第10号)を送付するものとする。
第5 請求書の受理
1 公開請求の受理は、総合窓口である総務課において行うこと。
2 公開請求の受理は、請求された公文書が実在するか否かを確認した後に行うこと。ただし、請求拒否に該当する公文書の場合は、確認しないで拒否をすること。
3 公開請求の受理は、原則的に同日に行うよう努めるものとする。
4 郵送による請求があったときは、内容を精査し、不備な点があるものについては、電話等により確認すること。この場合において、不備な点が軽易なとき(事実に基づいて分かる範囲のもの)は、請求者の了解を得たうえで、職員が補正できるものとする。
5 電話又は口頭による請求は、条例第11条の請求書を提出して請求するとの規定に基づき認められない。ただし、ファクシミリによる請求については、請求書の記載内容が適正である場合に限り取り扱うものとする。この場合において、前項の規定を準用する。
6 総合窓口の職員は、請求者に対し、次に掲げる事項の説明をしなければならない。
(1) 受理日の翌日から起算して14日以内に請求に応ずるか否かの決定を行うこと。ただし、やむを得ない理由があるときは、公開請求があった日の翌日から起算して30日を限度として期間を延長することができ、この場合は、公文書公開決定期間延長通知書により請求者に対して通知すること。
(2) 公文書の写しを交付する場合は、交付に要する費用が必要となること。
(3) 公文書の公開を実施する場合の日時及び場所は、公文書公開決定通知書等により通知すること。
(4) 公文書の公開をしない場合は、公文書非公開決定通知書により通知すること。
7 主管課の特定
(1) 総合窓口の職員又は事務担当課等の職員は、公開請求の相談があったときは、請求内容に係る主管課を特定し、確認すること。
(2) 主管課を特定する場合は、次の点に留意すること。
ア 請求内容の公文書が2課以上で管理されているときは、公文書を作成した課を主管課とすること。
イ 請求内容の公文書が2課以上に分かれて存在する場合は、当該請求内容に係る事務を所管する課をもって主管課とする。ただし、アにかかわらず公文書が特定できず、2課以上に関係する内容のものについては、関係する課で協議のうえ、主管課を決定すること。
ウ 公開請求の対象となる公文書が1件とは限らないので、内容をよく確認し、関連する文書がほかにあるかどうかを確認すること。
エ 請求内容の公文書が特定できないときは、請求者から特定に必要な事項を聴取のうえ、該当文書を特定すること。
8 公文書公開請求書各欄の確認
請求書の様式は、規則第2条に規定する様式によるものとする。
(1) 「請求者」欄
ア 住所及び氏名は、公開請求者の特定及び公開・非公開の決定に係る通知書の送付先の特定のために正確に記入してあること。
イ 連絡先は、公開請求者と確実に連絡が取れる場所を記入してあること。
ウ 電話番号は、連絡先の電話番号が記入してあること。
エ 法人その他の団体にあっては、事務所の所在地、法人等の名称、法人等の代表者の氏名及び担当者の氏名が記入されていること。
(2) 「公文書の内容」欄
ア 公開請求に係る公文書を検索し、特定することができる程度に具体的に記入してあること。
イ 記載されている内容で公文書が特定できない場合は、請求内容をよく聞き取り、特定できるように努め、公文書を特定した後に、この欄の補筆を求めること。
(3) 「公開方法の区分」欄
ア 希望する公開の方法の□欄にチェックがしてあること。
イ 写しの交付については、郵送希望の有無を確認すること。
ウ 写しの交付費用及び郵送料は、請求者負担であることを請求者に確認すること。
(4) 「公益上特に公開が必要である理由」欄
ア 公益上とは、人の生命、身体の保護その他公共の安全を確保する必要がある場合をいう。
(5) 受理
受理は、請求を受ける際に当該請求書各欄の記載が適正であり、かつ、公文書が実在するか否か確認して受付印を押すこと。
第6 受理後の請求書の扱い
1 請求書の送付
総合窓口で受理した請求書は、速やかに当該請求書の写しを主管課に送付すること。
2 主管課における公開・非公開の決定事項
(1) 公文書の内容の検討
(2) 協議
請求のあった公文書が2課以上に関係する場合には、必要に応じて当該各課と協議すること。
(3) 公開・非公開決定の期間延長
やむを得ない理由により、請求書を受理した日の翌日から起算して14日以内に公開又は非公開の決定をできないときは、公開請求があった日の翌日から起算して30日を限度として、決定期間を延長することができる。この場合において、次のことに留意すること。
ア 決定期間の延長は、やむを得ない理由があることを想定しており、安易に決定期間を延長することがないよう、慎重を期すこと。
イ 決定期間の再延長は、できないものとする。
(4) 公開・非公開の決定の起案文書の添付書類
公開・非公開の決定の起案文書には、当該公開請求された公文書の写し、請求書、公開・非公開等の公文書決定通知書等の案、第三者に関係する公文書公開請求に関する意見照会書及び公文書公開請求に関する意見書を添付すること。
3 公文書公開決定通知書(規則様式第2号)の記載要領
(1) 「公文書の内容等」欄
公文書の内容等欄には、請求のあった公文書の内容を正確に記入すること。この場合において、1通の公文書公開決定通知書に複数の請求内容を記入することができるが、公開を求める公文書が明らかに2課以上にまたがる場合は、個々に記入すること。
(2) 「公開方法の区分」欄
公開請求書の公開方法を正確に記入すること。
(3) 「公開の日時」及び「公開の場所」欄
公文書の公開の日時は、公文書公開決定通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮したうえで、通常の勤務時間内の日時を指定すること。この場合において、請求者と事前に電話等により打合せを行うなどして、都合の良い日時を指定するように努めること。また、公文書の公開を実施する場所は、原則として総合窓口とする。
(4) 「備考」欄
公文書の公開に際し、写しを必要とする場合は、その費用の予定額を記載するなど、適宜必要な事項を記入すること。
4 公文書一部公開決定通知書(規則様式第3号)の記載要領
(1) 「公文書の内容等」、「公開方法の区分」、「公開の日時」及び「公開の場所」欄
公文書公開決定通知書の記載要領に準じる。
(2) 「公開しない部分の内容及び理由」欄
ア 公文書の一部を公開しないと決定した場合は、当該一部がどのような内容の情報であるかが分かるように、できるだけ具体的に記載すること。この場合において、所定の様式の欄内に記載しきれないときは、別紙に記載すること。
イ 公開しない理由は、根拠規定を明記すること。
(3) 「公開が可能になる期日」欄
非公開決定又は一部公開決定があった日から起算しておおむね1年以内に公開しないことができる公文書に該当する事由等が期間の経過により消滅することにより、当該公文書(一部公開した場合にあっては、非公開とした部分)の公開を実施することができるようになることが明らかな場合は、その期日を記載すること。
5 公文書非公開決定通知書(規則様式第4号)の記載要領
公文書一部公開決定通知書の記載要領に準じて記載すること。
6 公文書公開請求拒否決定通知書(規則様式第6号)の記載要領
記載要領は、公文書一部公開決定通知書に準じて記載すること。ただし、拒否の理由は、必要にして十分な拒否理由を提示し、この特例措置を濫用しないよう適正な運用に留意すること。
7 公文書公開決定期間延長通知書(規則様式第5号)の記載要領
(1) 「公文書の内容等」欄
請求のあった公文書の内容を正確に転記すること。
(2) 「安平町情報公開条例第12条第1項の規定による決定期間」欄
請求書を受理した日の翌日から起算して14日に当たる日付を記入すること。ただし、その日が休日にある場合は、安平町の休日を定める条例(平成18年安平町条例第2号)第2条の規定に基づき休日の翌日を期限とする。
(3) 「安平町情報公開条例第12条第2項の規定による決定期間」欄
条例第12条第1項の公開請求があった日の翌日から起算して30日以内の日を記入すること。
(4) 「延長する理由」欄
請求者が納得できるよう、やむを得ない理由により決定期間を延長しようとする具体的な理由を記入すること。
第7 第三者に係る取扱い
1 意見聴取の方法
(1) 第三者からの意見聴取を必要とする場合、主管課は、第三者に対し公開請求があった旨を公文書公開請求に関する意見照会書(規則様式第7号)により通知し、公開した場合の影響等について意見を求めること。
(2) 第三者への意見聴取に伴い、当該第三者からは、速やかに公文書公開請求に関する意見書(規則様式第8号)により回答を求めることとする。
2 意見の聴取事項
(1) 条例第7条第2号に規定する特定個人情報であって、プライバシーの侵害の有無、公開した場合の影響など
(2) 条例第7条第3号に規定する法人等の事業活動情報であって、当該法人等に与える権利利益の侵害の有無、公開した場合の影響など
3 意見の取扱い
第三者情報についての意見を聴取した場合は、第三者の意見に拘束されることはないが、第三者の意見を参考としたうえで、公開・非公開の決定をしなければならない。
4 意見聴取後の通知
主管課は、意見聴取後、公開・非公開等の決定をしたときは、公文書公開請求に係る決定通知書(規則様式第9号)により当該第三者に通知するものとする。
第8 公文書の公開の実施
1 日時及び場所の指定
公文書の公開は、あらかじめ公文書公開決定通知書等により指定した日時及び場所において、主管課職員の立会いのもとで実施すること。
公開の実施場所は、原則として総合窓口を指定するものとする。
2 総合窓口への連絡等
公文書の公開の日時及び場所の指定に当たっては、公開の場所として指定する総合窓口に対して、公開の日時その他必要な事項をあらかじめ連絡し、調整を行うものとする。
3 公文書公開決定通知書等の提示
公文書の公開を実施する際には、請求者に対して公文書公開決定通知書等の提示を求めること。
4 実施に当たっての注意事項
(1) 請求された公文書を公開することにより、当該公文書が汚損又は破損のおそれがあるときは、当該公文書に代えて、当該公文書を複写したもので公開することができる(条例第15条第2項)。
(2) 公文書の公開中に申請者が公文書を汚損し、又は破損するおそれがあると認められるときは、主管課職員は、公文書の公開の閲覧を中止することができる(規則第7条第2項)。
5 請求者が指定日に来庁しない場合
請求者が指定日に来庁しなかった場合又は請求者が指定の日時に来庁できない旨の連絡があった場合は、主管課の職員は、請求者と連絡を取り、別の日時に公文書の公開を実施するものとする。この場合において、新たな公開決定通知書の交付は行わないものとする。
第9 公文書の公開の方法
1 公文書の閲覧等
文書、図面及び写真については、原則として当該公文書の原本を閲覧に供することにより行うものとする。また、公文書の一部を閲覧に供する場合は、あらかじめ当該公文書の写しを作成し、その記載事項のうちで閲覧させることができない部分については削除し、再度写しを作成する等の措置を講じて閲覧等を行うものとする。
2 写しの交付方法
(1) 写しの作成は、原則として、乾式複写機等により行う。
(2) 写しの交付部数は、公開請求のあった公文書1件につき1部とする。また、写しの交付に際して、「原本の写しであることの証明」は行わない。
(3) 閲覧することによって、請求者が必要部分を限定した場合は、その限定した部分のみの写しを作成し、交付すること。
(4) 一部公開に該当することにより、公文書の一部の写しを行う場合は、公開することができる部分のみの写しを作成し、交付するものとする。この場合において、非公開部分が誤って公開されることがないよう特に注意すること。
3 閲覧と写しの交付の同時請求
(1) 閲覧と写しの交付を同時に請求された場合における取扱いは、まず閲覧による公文書の公開を実施し、請求者に写しを必要とする箇所等の確認を得たうえで、写しを作成し、交付するものとする。
なお、当初の請求が閲覧のみであった場合でも、閲覧後に当該公文書の写しの交付を追加請求された場合は、当初から写しの交付請求があったものとみなして交付することができるものとする。
(2) 公文書の写しの交付を行う場合は、公開を受けようとする者に対して公文書の写しの交付申請書(様式第1号。以下「写しの交付申請書」という。)の提出を求めるものとする。
第10 公開請求に係る費用の徴収等
1 公文書の閲覧手数料は、徴収しない(条例第16条第1項)。
2 写しの交付申請書の提出があった場合は、公文書の写しの交付に要する費用を現金により納入させ、領収証書を交付するものとする。
第11 審査請求があった場合の取扱い
1 審査請求
(1) 請求者は、公文書の公開請求に係る決定(公文書請求拒否処分を含む。)に不服がある場合は、実施機関に対し、行政不服審査法(平成26年法律第68号)に基づく審査請求をすることができる。この審査請求の期間は、処分を知った日の翌日から起算して3か月以内とする。
(2) 公文書公開審査請求書(様式第2号。以下「審査請求書」という。)をもって行うことを要し、口頭による審査請求は認められない(行政不服審査法第19条第1項)。
2 審査請求の受付窓口
公文書の公開に係る審査請求の受付は、総合窓口において行うものとする。
3 審査請求の受付事務
公文書に係る審査請求の受付事務は、次のとおり行うものとする。
(1) 指導
総合窓口の職員は、審査請求の相談を受けた場合は、次の点について指導するものとする。
ア 行政不服審査法第19条第1項の規定により、審査請求は、書面によることとされており、口頭での審査請求があった場合は書面により行うよう指導すること。
イ 審査請求書には、審査請求人の押印が必要とされているので指導すること(行政不服審査法第61条)。
ウ 審査請求書の提出は、1通を提出するよう指導すること。
エ 審査請求は、公文書の非公開等の決定という行政処分をした行政庁(当該実施機関)に対してのものである。
(2) 審査請求の受付
総合窓口の職員は、行政不服審査法の規定に基づき、次の事項を確認のうえ、公文書公開審査請求を受け付けるものとする。
ア 審査請求人の押印があること。
イ 審査請求人の住所、氏名(名称)、年齢等が記載されていること。
ウ 審査請求に係る処分の表示
エ 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
オ 審査請求の趣旨及び理由
カ 処分庁(実施機関)の教示の有無及びその内容
キ 審査請求の年月日
(3) 審査請求書の補正命令
(4) 審査請求の却下
審査請求が次の要件に該当する場合は、総合窓口において却下の裁決を行い、職員は速やかに公文書公開不服申立却下通知書(様式第5号)により審査請求人に通知するものとする。
ア 審査請求が法定の期間経過後にされた場合
イ 審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合
ウ 補正命令に応じなかった場合
エ 補正命令に定める補正期間を経過した場合
(5) 審査請求書の受理及び送付
審査請求書が提出されたときは、総合窓口で(2)の確認等を行った後受理し、当該審査請求書を複写したものを事務担当課等に送付する。
原本は、総合窓口で保管すること。
4 再検討
(1) 審査請求書の送付を受けた事務担当課等は、当該審査請求に係る当初の裁決について再検討を行うものとし、その結果を総合窓口に報告するものとする。
(2) 事務担当課等において再検討をした結果、当初の裁決を取り消して公開請求に応じる裁決をしたときにあっては、公文書公開不服申立認容通知書(様式第6号。以下「認容通知書」という。)により、総合窓口から審査請求人に対して速やかに通知するものとする。
5 審査会
(1) 当初の裁決を取り消して公開請求に応ずる決定をする場合を除き、総合窓口の職員は、審査会に対して公文書公開諮問書(規則様式第12号)により諮問手続を行うものとする。
(2) 事務担当課等は、審査会に諮問しなければならない事項が発生したときは、決裁終了後速やかに次に掲げる書類を添付し、総合窓口に提出しなければならない。
ア 請求書の写し
イ 公文書非公開決定通知書等の写し
ウ 第三者に意見聴取をした場合は、公文書公開請求に関する意見書の写し
エ その他必要な書類
(3) 総合窓口の職員は、事務担当課等の諮問依頼に応じ、審査会に諮問する。
(4) 事務担当課等は、審査会が必要と認めた場合は会議に出席し、説明又は必要な書類の提出を行うものとする。
6 審査請求に対する裁決
事務担当課等は、審査会に諮問した審査請求についての答申を受けたときは、その答申を尊重(その答申が明らかに違法である場合を除く。)して、速やかに当該審査請求に対する裁決について起案し、総合窓口に合議するものとする。
(1) 審査請求を認容し、公文書の一部又は全部を公開する場合、事務担当課等は、認容通知書と併せて公文書公開決定通知書若しくは公文書一部公開決定通知書を作成し、総合窓口に提出するものとする。
(2) 総合窓口の職員は、審査請求に対する裁決に基づき、公文書の一部又は全部を公開する場合、事務担当課等で作成された認容通知書及び公文書公開決定通知書若しくは公文書一部公開決定通知書を当該審査請求人に対して送付するものとする。
(3) 総合窓口の職員は、審査請求を理由がないとして棄却する場合は、公文書公開不服申立棄却通知書(様式第7号。以下「棄却通知書」という。)を作成し、速やかに当該審査請求人に送付するものとする。
(4) 総合窓口の職員は、審査請求について参加人がいる場合には、当該参加人に対しても、認容通知書又は棄却通知書の謄本を送付するものとする。
(5) 総合窓口の職員は、当該審査請求を棄却するときは、その棄却通知書を配達証明付郵便で通知するものとする。
(6) 総合窓口の職員は、非公開決定されていた公文書が、当該審査会の答申後、公開決定に変更となった場合、当該公文書が条例第12条第5項の規定により第三者の意見を聴取されているものであったときは、公文書公開請求に係る決定通知書の通知文中「通知します。」の後に「審査請求による再裁決」と記載し、当該第三者に通知するものとする。
7 対象公文書の保存期間の特例
対象公文書及び公開決定に関する公文書については、審査請求の審議期間中及び係争中に保存期間を満了した場合は審査請求及び訴訟が結審してから5年を経過するまで保存期間を延長するものとする。
第12 その他に関する事項
1 他の法令等により公文書の閲覧若しくは縦覧、公文書の謄本等の交付又は公文書の訂正の手続が定められている場合は、条例第24条の規定に基づき当該閲覧、縦覧等の制度を利用するよう案内するものとする。ただし、他の法令等の規定により、公開を求めることができるものの範囲又は期間等が制限されているときは、その範囲外のもの又は期間外のものについては、この条例の適用を受ける。
2 情報の提供
事務担当課等及び総合窓口は、情報の提供ができるものについては、公文書公開の手続によらないで、情報の提供に対応するものとする。
(1) 行政資料による情報の提供
事務担当課等及び総合窓口は、その保管する行政資料により情報の提供に努めるものとする。
(2) 公開請求により公開を行った行政資料による情報の提供
事務担当課等及び総合窓口は、公開請求により公開を行った公文書について、請求者以外の者から公開の要望があった場合については、情報の提供として取り扱うものとする。この場合において、情報提供申出書(様式第8号)を提出するよう指導するものとする。
3 情報提供に伴う写しの作成に要する費用
情報提供に伴う写しの作成に要する費用の徴収については、第10の公開に係る写しの交付に要する費用の徴収に準じて取り扱うものとする。
4 運用状況の公表
総合窓口は、運用状況を取りまとめ、年1回公表するものとする。公表内容は、次のとおりとする。
(1) 公開請求の件数
(2) 公開件数
(3) 部分公開件数
(4) 非公開件数
(5) 審査請求の件数
(6) 審査請求の裁決内容
(7) その他必要な事項
附則
この訓令は、平成18年3月27日から施行する。
附則(平成28年3月31日安平町訓令第6号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月31日安平町訓令第1号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現にこの訓令による改正前の訓令の規定に基づいて作成されている用紙がある場合においては、この訓令による改正後の訓令の規定にかかわらず、当分の間、必要な調整をして使用することを妨げない。
