○安平町住民基本台帳ネットワークシステム本人確認情報管理規程
令和元年10月28日
安平町訓令第4号
(目的)
第1条 この規程は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)に基づき、住民基本台帳ネットワークシステム(以下「住基ネット」という。)の本人確認情報(法第30条の6第1項に規定する本人確認情報をいう。以下同じ。)の管理を適切に行うことを目的とする。
(本人確認情報の管理)
第2条 安平町住民基本台帳ネットワークシステム運用管理規程(令和元年安平町訓令第3号)第16条第2項に規定する本人確認情報、当該本人確認情報が記録されたサーバに係る別表に定める帳票(以下「帳票」という。)及び個人番号カード等の管理責任者(以下「本人確認情報管理責任者」という。)は、本人確認情報の漏えい、滅失及び毀損の防止その他の本人確認情報の適切な管理のため、必要な措置を講じなければならない。
2 本人確認情報管理責任者は、安平町住民基本台帳ネットワークシステム運用管理規程(令和元年安平町訓令第3号)第17条第1項に規定により、本人確認情報を取り扱うことができる職員(以下「職員」という。)を指定する。
3 職員は、住基ネットの情報資産(住基ネットに係る全ての情報並びにソフトウェア、ハードウェア、ネットワーク及び磁気ディスクをいう。)のうち、本人確認情報、本人確認情報が記録されたサーバに係る帳票及び個人番号カード等について、適切に管理を行わなければならい。
(本人確認情報の管理方法)
第3条 本人確認情報管理責任者は、本人確認情報、帳票及び個人番号カード等の管理方法を定めるものとする。
2 本人確認情報管理責任者は、安平町住民基本台帳ネットワークシステム運用管理規程(令和元年安平町訓令第3号)第12条第2項に規定するアクセス管理責任者(総務課参事)と協議して、住基ネットのオペレーション計画を定めるものとする。
3 本人確認情報管理責任者は、不正アクセス又は不正アクセスのおそれがあり、本人確認情報の漏えい、滅失及び毀損の被害を受けた場合又は被害を受けるおそれがある場合には、本人確認情報の保護を優先し、ネットワーク遮断等の対応の判断を行うとともに、速やかに改善措置を講ずるものとする。
(本人確認情報の取扱方法)
第4条 職員は、次に掲げるところにより本人確認情報を取り扱うものとする。
(1) 統合端末(安平町住民基本台帳ネットワークシステム運用管理規程(令和元年訓令第3号)第11条に規定する統合端末をいう。)を設置するときは、次の事項に留意すること。
ア 来庁者等に画面を見られることがないようにディスプレイを設置すること。
イ ディスプレイに斜視防止フィルタを装着する等の覗き見防止措置を行うこと。
ウ タッチパネルを利用した入力に関しては、第三者にタッチパネル画面から本人確認情報等を見られることのないようにすること。
エ スクリーンセーバー起動までの時間を適宜設定し、業務画面を長時間表示させないようにすること。
オ 来庁者等に出力帳票を見られることがないようにプリンターを設置すること。
(2) 本人確認情報の入力、削除及び訂正を行うときは、次の事項に留意すること。
ア 入力、削除及び訂正を行った者以外の者が、その内容を確認すること。
イ 入力、削除及び訂正に用いた帳票等は、シュレッダー等で細断してから廃棄すること。ただし、帳票等の保管の必要がある場合は、本人確認情報管理責任者が別に定める本人確認情報処理管理簿に記載し、施錠可能な書庫等に施錠保管すること。
ウ 訂正は、本人確認情報管理責任者の許可を得てから行い、訂正した内容の記録を1年間、施錠可能な書庫等に施錠保管すること。
エ 本人確認情報をメモに書き込み、又は端末にテキスト文書として保存しないこと。
オ 入力、削除及び訂正を行うときは、実施年月日、実施者及び処理内容の記録を残すこと。
(3) 本人確認情報の検索及び抽出を行うときは、次の事項に留意すること。
ア 業務上必要のない検索は行わないこと。
イ 事前に、検索及び抽出の条件を明確にしてから行うこと。
ウ ディスプレイ上に表示された本人確認情報は、原則として画面のハードコピーを取らないこと。ハードコピーを取る必要がある場合は、本人確認情報管理責任者の承認を得てから行うとともに、その記録を残すこと。
(4) 離席するときは、必ず業務アプリケーションをログオフし、又は終了すること。
(5) 本人確認情報の大量出力(20人分以上の本人確認情報の出力をいい、整合性確認処理時のファイルへの出力を含む。以下同じ。)は、原則として行わないこと。本人確認情報の大量出力の必要があるときは、本人確認情報管理責任者の承認を得てから行うとともに、その記録を残すこと。
(帳票の管理方法)
第5条 本人確認情報管理責任者は、帳票について次の項目を記録するための帳票管理簿を作成し、帳票の出力、保管、廃棄等を行うときは、職員に必要項目を記録させるものとする。ただし、住民からの申請に基づき交付するために出力する帳票については、この限りでない。
(1) 出力に関する項目
ア 帳票の名称
イ 帳票の数量及び内訳
(2) 保管に関する項目
ア 保管場所
イ 保管期間
(3) 廃棄に関する項目
ア 廃棄年月日
イ 廃棄する職員の氏名
ウ 廃棄方法
2 職員は、次の事項に留意して帳票を保管し、及び廃棄するものとする。
(1) 帳票を保管するときは、施錠可能な書庫等に保管し、鍵は、本人確認情報管理責任者が管理すること。
(2) 帳票を廃棄するときは、本人確認情報管理責任者の承認を得てから焼却、細断、溶解等の方法により行い、帳票管理簿に記録して本人確認情報管理責任者へ報告すること。
(帳票受渡の管理方法)
第6条 本人確認情報管理責任者は、次の項目を記録するための帳票受渡管理簿を作成し、他の部署における帳票の利用を管理するものとする。
(1) 帳票名
(2) 利用者
(3) 利用目的
(4) 利用場所
(5) 受渡月日
(6) 返却月日
(7) 管理責任者の承認
2 帳票を利用しようとする他の部署の職員は、帳票受渡管理簿に必要項目を記録して本人確認情報管理責任者の承認を得ることとし、当該承認を得たときは、次の事項に留意して帳票を利用するものとする。
(1) 前条第2項第1号の保管方法と同等の安全を確保し、権限のない者が閲覧可能な場所に帳票を放置しないこと。
(2) 原則として、帳票の複写は行わないこと。
(3) 帳票の盗難又は紛失時には、直ちに本人確認情報管理責任者へ報告すること。
(4) 帳票を返却する際は、帳票受渡管理簿に必要項目を記録して本人確認情報管理責任者へ報告すること。
(個人番号カードの管理)
第7条 職員は、個人番号カードの保管及び管理について、次の事項に留意するものとする。
(1) 個人番号カードは、施錠可能な書庫等に保管し、鍵は、本人確認情報管理責任者が管理すること。
(2) 保管している個人番号カードに係る交付前設定済、廃止済等の状態及び枚数を入出庫の都度、本人確認情報管理責任者が別に定める管理簿に記録すること。
(3) 個人番号カードの交付が完了し、不要となった本人確認情報が記載された申請書、届出書等を一定期間保管する場合は、施錠可能な書庫等に保管し、鍵は、本人確認情報管理責任者が管理すること。本人確認情報が記載された個人番号カード発行一覧表等の交付事務に用いた書類の取扱いも同様とする。
(4) 保有する必要がなくなった個人番号カードは、速やかに廃棄すること。
(5) 個人番号カードを廃棄するときは、ICチップを物理的に破壊するとともに、焼却、溶解、裁断等により券面の記載内容が判読できないようにすること。
(実施状況の確認)
第8条 本人確認情報管理責任者は、次の事項について月1回以上確認し、その結果を記録するものとする。
(1) 第5条に規定する本人確認情報の取扱方法について、業務の中で遵守されていること。
(2) 業務上必要のない統合端末の操作履歴が残っていないこと。
(3) 業務上必要のない本人確認情報の検索又は抽出が行われていないこと。
(4) 帳票管理簿に必要項目が記録されていること。
(5) 帳票管理簿と現況が一致しており、紛失等がないこと。
(6) 帳票が施錠保管されていること。
(7) 個人番号カードが施錠保管されていること。
(8) 個人番号カードの管理簿に必要項目が記録されていること。
附則
この訓令は、令和元年11月1日から施行する。
附則(令和3年3月17日安平町訓令第4号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
別表(第2条関係)
項番 | 帳票名称 |
1 | 広域交付住民票 |
2 | 転出証明確認書 |
3 | 転入通知確認書 |
4 | 住民票コード通知票 |
5 | 住民票コード変更通知票 |
6 | 住民票の写しの広域交付・転入出(住基カード)処理件数一覧表 |
7 | 住民票コード要求・付番処理件数一覧表 |
8 | 本人確認情報更新処理件数一覧表 |
9 | 本人確認情報整合結果リスト |
10 | 本人確認情報リスト |
11 | 住民票の写しの広域交付・転入出(住基カード)処理件数年合計一覧表 |
12 | 住民票コード要求・付番処理件数年合計一覧表 |
13 | 本人確認情報更新処理件数年合計一覧表 |
14 | 戸籍附票記載事項通知処理件数一覧表 |